Methoden, Workflow und Learning

Du möchtest ein Projekt starten und fragst dich, wie du am besten vorgehst? Wenn du eher Allrounder als Expert:in bist, konkrete Projektideen hast und überlegst, wie du sie umsetzen kannst, ist es hilfreich deine Projekte mit Management-Methoden anzugehen.

Die Wir stellen dir die Methodik des agilen Projektmanagements  vor. Hier wird ein Projekt anhand von mehreren Iterationen weiterentwickelt und kann in Teilen bereits angewendet werden. Dies ist beispielsweise im digitalen Bereich beim Webdesign besonders sinnvoll.

Warum Projektmanagement?

Der Grund, warum du ein Projekt startest, ist, dass du eine Vision in ein umsetzbares und lebensfähiges Vorhaben transferieren kannst. Wenn du eine Balance zwischen den Vorteilen und Risiken schaffen kannst, dann solltest du dein Projekt initiieren. Zu beachten gilt:

  • Dein Projekt ist erfolgsversprechend: die Qualität wird gesteigert und es senkt womöglich noch Kosten
  • Vorläufige Nachteile können sein: du musst vorab finanziell investieren und gehst bestimmte Risiken ein – bspw., wenn dein Team noch wenig Erfahrung in der Erarbeitung hat

Beim Projektmanagement geht es um die Initiation eines Vorhabens, dem Planen und Begleiten sowie des Qualitätsmanagements.

Bei der Umsetzung gehe dabei nach mehreren Erfolgskriterien des Best Practice vor:

Lerne aus Erfahrung, positiv und negativ

  • Notiere dir Fehler, z.B. eine zu spät getätigte Bestellung – beim nächsten Mal solltest du eher mit dem Prozess anfangen
  • Interviewe Personen, die bereits erfolgreich ein Projekt durchgeführt haben – notiere dir die Schritte, welche zuerst durchgeführt werden sollten

Entstanden ist ein eine zielgruppen- und nutzerorientierte Website, die schnell und unkompliziert informiert. Das bestehende Corporate-Design des Kunden konnten wir dabei aufgreifen und für das Webdesign adaptieren.

Passe die Projektumgebung an – Rahmenbedingungen

  • Welche Komplexität wir dein Projekt haben?
  • Mit welchen Personen wirst du zusammenarbeiten? Habe im Blick, wenn Menschen aus verschiedenen Orten/Zeitzonen/Kulturen kommen

Definiere Rollen und Verantwortlichkeiten

  • Unterteile dein Projekt in viele kleine Aufgaben – Stages – und frage dich, wer dafür zuständig sein kann
  • Jede/r sollte wissen, welche Rolle er/sie einnimmt und welche Aufgaben darin enthalten sind – crossfunktionale Teams mit verschiedenen Expertisen sind dabei sinnvoll
  • Frage die Personen, ob sie die Kapazität – also Expertise und Zeit – für dein Projekt haben

Deine Rolle als Projektmanager:in

Du managst die einzelnen Schritte und musst kein/e Expert:in in jedem Bereich sein. Es ist wichtig, zu wissen, welche Bereiche und Aufgaben es gibt und wer diese abdecken kann. Deine Aufgabe ist, dass die Qualität der einzelnen Schritte gewährleistet ist und dass du den Überblick behältst. Bleibe offen, dein Projekt während des Prozesses anzupassen.

Management by Exception (MBE)

Du managst die einzelnen Schritte und musst kein/e Expert:in in jedem Bereich sein. Es ist wichtig, zu wissen, welche Bereiche und Aufgaben es gibt und wer diese abdecken kann. Deine Aufgabe ist, dass die Qualität der einzelnen Schritte gewährleistet ist und dass du den Überblick behältst. Bleibe offen, dein Projekt während des Prozesses anzupassen. Die meistgenutzten agilen Projektmanagement-Methoden sind Scrum oder Kanban.

Managementmethoden

Scrum ist eine Methode aus dem Wissensmanagement. Die Transparenz in einem Projekt ist hier besonders hoch: alle wissen, wo es hingehen soll. Das befähigt das Team besser zusammen zu arbeiten und gute Entscheidungen zu treffen. Ebenfalls können alle Bereiche modifiziert und adaptiert werden, so wie es für das Projekt gut ist.

Kanban hat einen ähnlichen Wertegrundsatz. Die Methode arbeitet mit Vision-Boards, wo jede Aufgabe auf eine visuelle (kan) Karte (ban) eingeteilt wird. Damit kann priorisiert werden, was zu tun ist, was geprüft werden muss und was erledigt ist. 

Beide Methoden sind in Japan entstanden und wurden international weiterentwickelt. Der Unterschied beider Herangehensweisen liegt vor allem in der Rollenverteilung.

Die wesentlichen Unterschiede zwischen Scrum und Kanban:

Scrum

  • Teams: selbstorganisiert, crossfunctional, flexibel, kreativ, produktiv – Rollen werden zugeteilt
  • Development Team: Designer, Programmer, etc.
  • Product Owner: Initiator, sichert das Qualitätsmanagement
  • Scrum-Master: Team-Leader, der die Prozesse am Laufen hält und optimiert
  • Sprint: eine zeitlich begrenzte Aktivität eines Monats oder weniger, die in kleinere Aufgaben eingeteilt ist
  • Daily Scrum: Jeden Tag treffen sich alle und besprechen 15 Minuten, was wer macht
  • Sprint Review: Kurze Besprechung zu kommenden Aufgaben
  • Releases: keine Änderungen am Ende eines Sprints
  • Sprint Retrospective: Recap – Reflexion was gut gelaufen ist und was ausbaufähig ist. Danach erfolgen Änderungen

Kanban

  • Work in Progress Limit: Weniger Aufgaben am Tag priorisieren, um mehr zu schaffen und im Workflow zu bleiben
  • Managing the Flow: Mitarbeitende ziehen sich ihre Aufgaben selbst, die Rollen werden dann definiert
  • Meetings: Keine klaren Vorgaben – Regelmäßigkeit ist allerdings wichtig
  • Feedbackschleifen: Änderungen können jederzeit getätigt werden

Beide Methoden basieren auf dem Pull-Prinzip, wo Aufgaben nach dem Bedarf der Kund:innen priorisiert werden und von den Mitarbeitenden im Projekt bearbeitet werden.  In vielen Unternehmen werden mittlerweile beide Management-Methoden angewendet und miteinander kombiniert.

Fazit

Agiles Projektmanagement stellt eine auf Änderungen eingestellte Methode dar, welche besonders für Projekte geeignet ist, die zwar ein definiertes Vorhaben beinhalten, jedoch innerhalb dessen für Anpassungen offenbleiben.

Während klassisches Projektmanagement bspw. bei Hausbau eingesetzt werden kann, wird das agile Projektmanagement gerne im technologischen Bereich genutzt.