Kollaborative Zusammenarbeit gestalten
Einfache Tools und ihre Anwendung
Von unserer Gastautorin Sabine Haman.
Daraus kann man prima einen Witz machen. Teamwork kann auch falsch verstanden werden, und zwar wenn man TEAM übersetzt mit „Toll, Ein Anderer Machts“.
Agenturen verstehen das anders und richtig. Sie arbeiten kollaborativ. Das Team im eigenen Unternehmen wird immer für Projekte um Experten erweitert und auch der Kunde ist Teil des Teams, das ein Projekt zum Erfolg führen kann.
Dieses Konzept des kollaborativen Arbeitens unterscheidet sich von klassischem Teamwork. Hier wird nicht nebeneinander her am Ziel gearbeitet und erst am Ende ein Ergebnis zusammengeführt.
Kollaborativ bedeutet gleichzeitig, gemeinsam und im ständigen Austausch. Mit aktuellen Softwarelösungen stellt das kein Problem dar. Zum Beispiel, wenn mehrere Personen gleichzeitig ein digitales Dokument bearbeiten.
Ein wichtiger Punkt bei der Zusammenarbeit ist die Kommunikation. Diese muss schnell und einfach möglich sein. Hierfür gibt es Workflow-Management-Tools und Projektplanungstools.
In der täglichen Umsetzung treten aber immer wieder Probleme auf. Die digitalen Werkzeuge und ihre Vorteile werden nicht genutzt und als zu kompliziert empfunden. Die Erwartungen an die Zusammenarbeit werden nicht erfüllt.
Aber warum immer mit Kanonen auf Spatzen schießen?
Viel einfacher ist es, wenn man die Funktionen in Standardprogrammen einfach mal richtig ausreizt. Sowohl Adobe als auch Microsoft setzen auf kollaborative Zusammenarbeit von Kunden und Agenturen an denselben Dateien.
Das Briefing
Nehmen wir mal die Briefings als Beispiel.
Wenn ein Briefing in einem Word-Formular vom Kunden geschrieben wird, kann die Agentur unmittelbar in der Datei Fragen stellen, sodass diese direkt vom Kunden beantwortet werden können. Das Ziel ist das perfekte Briefing, bei dem jeder weiß, dass das Projekt von Anfang an in die richtige Richtung läuft.
Dabei geht es nicht um die Einschränkung der Kreativität einer Agentur. Die Agentur kann selbstverständlich auch völlig andere Ansätze verfolgen und präsentieren, geht aber dabei immer das Risiko ein, dass die Idee einfach in die Tonne gedrückt wird.
Falls der Kunde noch gar keine Vorstellung hat, hat er aber oft technische Anforderungen und bestimmte Vorgaben des bestehenden Corporate-Designs zu berücksichtigen. Diese Informationen sind für die Agentur sehr wertvoll und sollten im Briefing ersichtlich sein. Auch wenn etwas gar nicht gewünscht wird, sollte es der Agentur mitgeteilt werden.
Die Korrekturwünsche
Ein weiteres Beispiel für die Kommunikation mit dem Kunden ist die Übermittlung der Korrekturwünsche.
Ganz oft macht man lange Meetings oder Telkos.
Der Vorteil ist, dass während der Besprechung neue Fragen auftauchen können und diese direkt geklärt werden können.
Der Nachteil ist, dass man das Meeting protokollieren muss und am Ende vielleicht sogar widersprüchliche Anweisungen dabei herauskommen. Ganz unangenehm ist auch, dass nicht immer alle wichtigen Leute teilnehmen können und ein Termin gefunden werden muss. Das kostet Zeit.
Also nehmen wir auch mal Plan B. Das bedeutet wir kommunizieren per PDF und machen über die Kommentarfunktion Korrekturanweisungen deutlich. Das funktioniert für Print-Projekte und für Webseiten.
Der Kunde als Teamplayer wird hier gern mitspielen. Oft fehlt es nur an Kenntnissen, wie man die Korrekturen möglichst deutlich einfügt und einen solchen PDF-Korrekturworkflow aufsetzt. Die Agentur ist dabei aber gern behilflich.
Ein großer Vorteil eines PDF-Korrekturworkflows ist, dass die Software, z. B. Adobe Reader, kostenlos erhältlich ist. Ein zweiter Vorteil ist, dass die Anweisungen nicht so leicht falsch verstanden werden können.
Man muss nur die Werkzeuge kennenlernen, die z. B. genau zeigen, an welcher Textstelle eine Änderung eingefügt werden soll. InDesign ist sogar in der Lage die Korrekturanweisungen direkt einzulesen und auf Knopfdruck auszuführen, jedenfalls die Textkorrekturen.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit die Liste der gewünschten Korrekturen direkt auszudrucken und abzuarbeiten. Auf Korrekturanweisungen kann die Agentur auch Rückfragen in das PDF eintragen oder eine Anweisung ablehnen, wenn diese beispielsweise strengen Corporate-Design-Vorschriften widerspricht.
Cloud-Teams
Die Kommunikation per PDF kann auch mit externen Teammitgliedern sehr sinnvoll sein. Auf jeden Fall muss man sich auf einen effizienten Weg mit allen Teammitgliedern einigen.
Es ist sehr aufwendig, viele verschiedene Kommunikationskanäle gleichzeitig im Blick zu behalten. Wenn beispielsweise telefonisch, per E-Mail, per SMS, per WhatsApp, per Xing, per Dropbox und per Cloud kommuniziert wird, wird zu viel Zeit auf Kommunikation verschwendet. Hier müssen große Firmen ebenso wie Agenturen einfach einen Weg finden, der für alle passt.
Microsoft bietet eine Software für die Möglichkeit Teams zu bilden und diese informiert zu halten. Diese Teams können aus internen und externen Teilnehmern zusammengestellt werden.
Eine andere Möglichkeit wäre Slack, das in der grafischen Industrie und in der IT-Branche bereits häufig im Einsatz ist.
Die Autorin
Unsere Gastautorin Sabine Hamann ist Beraterin in der grafischen Industrie und hat jahrelang in einer Agentur in der IT gearbeitet. Sie datet als Adobe Certified Instructor Agenturen und Marketingexperten up. Mit ihrem Team von hamann-concepts bietet sie Seminare an, die immer individuell auf die Anforderungen der Kunden zugeschnitten sind.
Wie wir als Werbeagentur mit dir kollaborieren können
Wir kommunizieren auf Augenhöhe und mit Blick auf Kundenbedürfnisse
Analoge und digitale Briefings und Debriefings – egal auf welcher Plattform
Wir lieben iterative Prozesse und konstruktive Feedbacks